แนวคิด Agile กับการพัฒนาองค์กร

0

smmagonline-ในช่วงหลายปีที่ผ่านมาด้วยบทบาทของปัจจัยด้านเทคโนโลยีมีผลทำให้รูปแบบของการดำรงชีวิตและการดำเนินงานขององค์กรในอุตสาหกรรมต่างๆ เปลี่ยนไปอย่างเห็นได้ชัดเจน โดยเฉพาะอย่างยิ่งในแวดวงด้านเทคโนโลยีคอมพิวเตอร์และการพัฒนาซอฟต์แวร์ซึ่งส่วนใหญ่จะต้องรู้จักคำว่า Agile หรือ “อไจล์” (โดย รศ.ดร.พิธากรณ์ ธนิตเบญจสิทธิ์ )

คำว่า Agile เป็นคำใหม่ที่เริ่มต้นมาจากผู้รู้หลายคณะทางด้านการพัฒนาซอฟต์แวร์ในช่วงกลางทศวรรษ 1990 ได้นำเสนอระเบียบวิธีการพัฒนาซอฟต์แวร์ที่มีลักษณะผ่อนคลายจากระเบียบวิธีที่ไม่มีความยืดหยุ่นตามลักษณะแบบเดิมดังในอดีตที่ผ่านมา และต่อมาปี 2001 กลุ่มผู้รู้ที่มีส่วนร่วมได้แถลงการณ์ระเบียบวิธีการพัฒนาซอฟต์แวร์แบบใหม่ได้ร่วมกันหารือถึงการนำเสนอสิ่งที่กลุ่มคนเหล่านี้ได้ค้นพบซึ่งได้ข้อสรุปว่าชื่อ Agile “อไจล์” ซึ่งเป็นการเรียกชื่อรวมของระเบียบวิธีการพัฒนาซอฟต์แวร์หลายชนิดโดยแนวทางร่วมกัน 4 ข้อ ดังนี้

  1. มุ่งให้ความสำคัญกับ “คน” โดยเน้นการทำงานร่วมกันและการกระจายอำนาจในการตัดสินใจไปสู่ผู้ที่พบกับลูกค้าในสถานการณ์จริง
  2. มุ่งสร้างซอฟต์แวร์เพื่อการใช้งานได้จริง มากกว่าการเน้นการปฏิบัติตามเอกสารหรือรายงานดังที่ยึดถือปฏิบัติมาในอดีต
  3. มุ่งการทำงานร่วมกันระหว่างนักพัฒนาซอฟต์แวร์กับลูกค้าหรือผู้ใช้บริการ ซึ่งจะทำให้ทราบข้อมูลย้อนกลับจากลูกค้าและเพื่อยืนยันได้ว่าซอฟต์แวร์ที่ได้พัฒนาขึ้นมานั้นถูกต้องและใช้ได้หรือไม่
  4. มุ่งความยืดหยุ่นสามารถปรับเปลี่ยนได้ ตลอดเวลาและรวดเร็ว เพราะเนื่องจากความก้าวหน้าของการดำเนินธุรกิจเปลี่ยนแปลงได้ทุกวันซึ่งหากซอฟต์แวร์ที่พัฒนาขึ้นที่ไม่สามารถตอบสนองต่อความเปลี่ยนแปลงนั้นได้ก็จะไม่สามารถทำให้ธุรกิจนั้นอยู่รอดและแข่งขันได้อย่างยั่งยืน

Agile ตามความหมายของคำหมายถึงความยืดหยุ่น ความคล่องตัว ซึ่งรวมไปถึงความรวดเร็วในการปรับเปลี่ยนหรือเปลี่ยนแปลงซึ่งปัจจุบันแนวคิด Agile ได้ถูกนำมาใช้ในแวดวงการบริหารมากขึ้นไม่ว่าจะเป็นการบริหารองค์กร ทีมงาน และโครงการโดยเฉพาะ โครงการพัฒนาระบบเทคโนโลยีสารสนเทศ ตลอดจนยังถูกนำไปใช้กับภาคธุรกิจในหน่วยงานด้านการตลาด การขาย การผลิตและการวิจัยและพัฒนาสินค้าใหม่ ซึ่งทั้งนี้ Agile ไม่ได้มีชื่อเสียงโด่งดังขึ้นมาทันทีหลังจากประกาศคำแถลงการณ์ Agile ร่วมกัน ซึ่งต้องใช้เวลานานกว่าหลายปี

โดยชื่อเสียงของ Agile ส่วนหนึ่งมาจากความสำเร็จของ Google หรือ Facebook ซึ่งพบว่า ความสำเร็จของทั้ง 2 บริษัทเกิดจากการทำงานแบบ Agile ซึ่งการนำแนวคิดแบบ Agile มาใช้ในการบริหารองค์กรมีข้อดี ซึ่งประกอบไปด้วยทำให้พนักงานมีขวัญและกำลังใจในการทำงานดีระยะเวลาในการพัฒนาซอฟต์แวร์ออกสู่ตลาดสั้นลงผลิตภาพของงานสูงขึ้น และลดข้อบกพร่องของซอฟต์แวร์ (Defect) ได้มากขึ้นโดยเกิดผลลัพธ์ที่ดีอย่างต่อเนื่อง

อย่างไรก็ตาม ยังมีประเด็นที่เป็นข้อสงสัยที่เกี่ยวข้องกับการนำเอาแนวคิด Agile มาใช้ในองค์กรว่า แล้วการดำเนินงานในปัจจุบันไม่ดีหรือไม่มีประสิทธิภาพอย่างไร ซึ่งหากพิจารณาถึงสถานการณ์การแข่งขันด้านธุรกิจจะพบว่าสิ่งที่ผู้บริหารส่วนใหญ่กังวลในตลาดการแข่งขันปัจจุบันคือ การที่ธุรกิจไม่สามารถปรับเปลี่ยนตัวเองได้ทันตามตลาดหรือไม่สามารถตอบสนองความต้องการของผู้บริโภคที่เปลี่ยนแปลงอย่างรวดเร็ว ดังตัวอย่างบริษัท Kodak และ Nokia ที่เคยโด่งดัง มีชื่อเสียงและประสบความสำเร็จแต่ต้องปิดตัวเองเพราะไม่สามารถปรับตัวเองได้ทัน

ดังนั้น การนำแนวความคิด Agile มาใช้ในการบริหารจึงเป็นหนทางที่จะนำไปสู่การสร้างวัฒนธรรมองค์กรและบรรยากาศการทำงานให้ทีมงานสามารถตอบสนองกับการเปลี่ยนแปลงและสามารถสร้างโอกาสใหม่ๆ ทางธุรกิจได้อย่างรวดเร็วและเหมาะสม ซึ่งลักษณะการทำงานตามแนวคิด Agile นอกจากแนวทางร่วมกัน 4 ข้อดังที่กล่าวไปแล้วในข้างต้นนั้น แนวคิด Agile มีลักษณะเพิ่มเติมดังต่อไปนี้

  1. ให้ความสำคัญกับงานด้านเอกสารน้อยลง โดยจะลดการใช้เอกสารและเน้นความรวดเร็วโดยเวลาที่ลูกค้าแจ้งความต้องการมาก็จะต้องดำเนินการได้ทันที ลดขั้นตอนการดำเนินการด้านเอกสาร อาทิ การอนุมัติตามขั้นตอนที่อาจส่งผลต่อระยะเวลา
  2. มีการติดต่อสื่อสารที่มีปริมาณความถี่ที่มากขึ้นและทันที เช่น โทรศัพท์ หรือเน้นการพูดคุยแบบเผชิญหน้า มีการแจ้งความคืบหน้าเป็นระยะๆ ไม่เน้นการใช้อีเมล หรือ Social Media ในการสื่อสารซึ่งอาจเป็นข้ออ้างเพื่อรอการอนุมัติหรือรอคำตอบ
  3. ภายใต้การวางแผนงาน จะเน้นการลงมือปฏิบัติหรือดำเนินการแก้ไขทันที ปรับวิธีการ ปรับแนวทาง หากรู้ว่ามีการดำเนินการผิดขั้นตอนหรือผิดวิธี
  4. เน้นการทำงานเป็นทีมและการมีปฏิสัมพันธ์ระหว่างคนในทีมงานมากกว่าการเน้นกระบวนการรวมถึงการให้ลูกค้าเข้ามามีส่วนร่วมตั้งแต่เริ่มกระบวนการ ซึ่งในกรณีที่ต้องมีการแก้ไขงานหากทีมงานคนไหนเจอปัญหาก่อน สามารถแก้ไขปัญหาไปก่อนได้ ไม่จำเป็นต้องรอฝ่ายหนึ่งฝ่ายใดในกระบวนการ ส่งผลต่อการแก้ไขปัญหาที่เป็นไปอย่างรวดเร็ว

ถึงแม้ว่าแนวคิด Agile “อไจล์” จะมีข้อดีต่อการบริหารงานขององค์กรอยู่หลายด้านแต่ข้อจำกัดของการประยุกต์ใช้ Agile ยังพบว่าการการประยุกต์สำหรับองค์กรขนาดใหญ่อาจทำได้ค่อนข้างทำได้ยากเพราะมีทีมและแผนกที่ค่อนข้างใหญ่ ซึ่งการที่จะให้ทุกคนยอมรับวัฒนธรรมการทำงานแบบAgile นี้ค่อนข้างเป็นไปได้ยาก

รวมถึงแนวคิดนี้เป็นแนวคิดที่สนับสนุนองค์กรที่มีลักษณะโครงสร้างแบบแนวราบ (Flat Organization) ดังนั้นหากองค์กรใดมีการบริหารงานแบบโครงสร้างแบบพีระมิดการประยุกต์ใช้แนวคิด Agile อาจทำได้ยากและใช้เวลานาน นอกจากนี้ แนวคิด Agile ถือได้ว่าเป็นแนวคิดที่พัฒนามาจากบริษัทพัฒนาซอฟต์แวร์ซึ่งเหมาะสมกับการพัฒนาหน่วยงานหรือผลิตภัณฑ์ประเภทเทคโนโลยีมากกว่า แต่ไม่ได้หมายความว่าจะไม่สามารถประยุกต์ใช้กับงานแบบอื่นไม่ได้เพียงแต่อาจจะต้องใช้เวลาและการประยุกต์จากหลักการเดิมที่นานและยาวกว่าเท่านั้น

ผลกระทบที่เกิดจากการเปลี่ยนแปลงของปัจจัยทางด้านเทคโนโลยีหรือเศรษฐกิจในปัจจุบันนี้มีแนวโน้มว่าจะมีการแข่งขันกันอย่างรุนแรงและต่อเนื่องดังนั้นการทำงานตามแนวคิดแบบ Agile ที่สามารถดำเนินการได้ทันทีและเป็นไปอย่างรวดเร็วจึงเป็นอีกหนึ่งรูปแบบการทำงานที่ผู้บริหารองค์กรสามารถนำมาใช้ในการพัฒนาหรือปรับเปลี่ยนองค์กร (Transformation) ซึ่งอย่างไรก็ตาม การประยุกต์ใช้ Agile ต้องอาศัยมุมมองและวิสัยทัศน์ใหม่ๆ และการสนับสนุนจากผู้บริหารนำมาปรับใช้กับบริบทขององค์กรหรือธุรกิจได้อย่างเหมาะสม

เกี่ยวกับผู้เขียน: รศ.ดร.พิธากรณ์ ธนิตเบญจสิทธิ์

 

รศ.ดร.พิธากรณ์ ธนิตเบญจสิทธิ์: คณบดีคณะบริหารธุรกิจ และผู้อำนวยการหลักสูตร M.B.A. มหาวิทยาลัยนอร์ท-เชียงใหม่ บุคลากรดีเด่นด้านวิชาการจากสมาคมสถาบันอุดมศึกษาเอกชนแห่งประเทศไทย ให้ความสนใจพิเศษในเรื่องธุรกิจท่องเที่ยวธุรกิจบริการ และธุรกิจชุมชน บรรยายในระดับปริญญาตรี โท และเป็นวิทยากรให้กับหน่วยงานภาครัฐและเอกชนหลายแห่ง ในเรื่องการบริหารทรัพยากรมนุษย์การบริหาร การจัดการการให้บริการและการพัฒนาองค์การ

ติดตามข่าวธุรกิจการตลาด และกลยุทธ์การตลาด ได้ทางนิตยสารเอสเอ็ม (SM Magazine) และ www.smmagonline.com

 

 

Share.